ChatGPTで業務効率化5つの具体例
「タスクが多すぎて毎日追われる」「定型業務に時間を取られて本来の仕事に集中できない」
…そんな悩み、あなたも感じていませんか？
本記事では、ChatGPTを使って仕事の“ムダ時間”を減らすための具体例を、5つのシーン別に紹介します。
ChatGPTは、ただの「おもしろAI」ではありません。 業務効率を本気で上げたい人のための“仕事ツール” として活用できます。
こんな人におすすめ
- ChatGPTはアカウント作ったままで止まっている
- 効率化したいけど、何から始めたらいいか分からない
- 自分の業務にどう当てはめられるのか知りたい
- 資料作成やメール処理に時間がかかっている
- 社内共有や議事録に手間取っている
この記事の重要ポイント
- ChatGPTで「定型業務」を自動化・時短できる
- 文章生成・要約・整理に特化した業務術を紹介
- 実際のプロンプト例つきで、明日から使える内容
- 「調べる→書く→伝える」を一気通貫で効率化
ChatGPTで効率化できる仕事は何か？
日々の業務の中で、「もっと効率化できないかな」と感じることはありませんか？特に、社会人1〜3年目の皆さんにとって、新しい仕事に慣れるだけでも大変なのに、次々と舞い込むタスクに追われるのは大きなストレスですよね。
ChatGPTは、そうしたあなたの悩みを解決する強力な味方になります。では、具体的にどのような業務で効果を発揮するのでしょうか？
最もChatGPTの活用が向いているのは、「時間がかかるけれど、そこまで深い思考を必要としない業務」です。つまり、あなたの知見や経験がダイレクトに求められる創造的な仕事ではなく、定型的な作業や情報整理、文章の土台作成といったタスクです。
例えば、以下のような業務が挙げられます。
- メール返信のひな形作成
- 会議議事録の要点まとめ
- 社内文書の書き起こしや要約
- プレゼン資料の構成案作成
- 簡単な資料作成や情報収集の補助
これらはいずれも、多くの時間を割きがちでありながら、あなたのスキルや経験を直接的に高めるものではないかもしれません。ChatGPTは、これらの「土台作り」を驚くほどの速さでこなしてくれます。
「AIに全部任せてしまっていいの？」と不安に思う方もいるかもしれません。しかし、重要なのは「全部AI任せ」にするのではなく、あくまで「土台作成」に利用することです。ChatGPTが生成したものをベースに、あなたの判断や個性を加えていくことで、より質の高いアウトプットを、より短い時間で生み出すことができるようになります。
業務効率化の具体例5選（＋プロンプトつき）
それでは、ChatGPTを使った業務効率化の具体的な例を5つご紹介します。明日からすぐに実践できる、プロンプト（指示文）付きです。
① メール返信のたたき台生成
ビジネスメールの作成は、毎日発生する定型業務の代表格です。特に謝罪や依頼、進捗報告など、ある程度のフォーマットが決まっているメールは、毎回ゼロから書くのは非効率です。ChatGPTを使えば、要件を伝えるだけで適切な文面を素早く作成してくれます。
例えば、納期延期の謝罪メールを作成する場合を考えてみましょう。
指示例（プロンプト）：
以下の要件に合うメール文面を考えてください。
要件：
- 納期延期の謝罪
- 新しい納期を案内（〇月〇日）
- 丁寧語を使用
- 件名も提案してください。
- 宛名や差出人は「〇〇様」「〇〇株式会社 〇〇」としてください。
このプロンプトをChatGPTに入力すると、件名から本文、結びまで、ビジネスシーンでそのまま使える丁寧なメール文面が生成されます。あとは、具体的な日時や詳細情報を加えるだけで、メール作成にかかる時間を大幅に短縮できます。
② 会議議事録の要点まとめ
会議後に議事録を作成する際、メモや録音をすべて振り返って要点をまとめるのは、非常に手間のかかる作業です。ChatGPTは、長文のテキストから必要な情報を抽出し、分かりやすく整理する能力に優れています。
会議中のメモや、もし可能であれば音声起こしツールで文字起こししたテキストをChatGPTに貼り付け、以下のように指示してみましょう。
指示例（プロンプト）：
以下の会議メモから、決定事項とToDo（担当者と期限も含む）を箇条書きで抽出してください。また、その内容を上司に共有するためのメール文面も作成してください。
[ここに会議のメモや文字起こしテキストを貼り付ける]
これで、膨大な情報の中から重要なポイントだけが抽出され、さらに上司への報告メールまで自動で生成されます。あなたは内容の確認と微調整をするだけで済み、議事録作成にかかる時間を劇的に削減できます。
③ 社内ナレッジ共有のテンプレ化
社内で情報を共有する際、「どう伝えたら分かりやすいか」「誰にでも理解してもらえるか」と悩むことはありませんか？ChatGPTを使えば、複雑な内容でも分かりやすく整理し、テンプレート化することができます。
例えば、新しい業務フローやツールの使い方を社内メンバーに共有する場合を想定します。
指示例（プロンプト）：
以下の情報を基に、社内メンバー向けのナレッジ共有資料の構成案と、各項目で記載すべき内容のポイントを提案してください。専門用語には簡単な補足説明を加えてください。また、想定されるQ&Aも3つほど作成してください。
情報：
- [共有したい内容の詳細を記載。例：新しい顧客管理システムAの導入について。ログイン方法、基本的な操作、データ入力のルール、よくあるトラブルと対処法など]
この指示で、共有したい内容が体系的に整理され、読みやすい構成案が提示されます。さらに、専門用語の補足や、メンバーからよく聞かれるであろう質問とその回答まで自動で生成されるため、資料作成の負担が大幅に軽減されます。
④ プレゼン資料の構成提案
プレゼン資料の作成は、内容を考えるだけでも大変な作業です。特に、資料の構成やストーリーラインを決める段階でつまづく人も多いのではないでしょうか。ChatGPTは、プレゼンの目的やターゲットに応じて、効果的な構成案を提案してくれます。
例えば、新サービスの提案プレゼン資料を作成する場合を考えてみましょう。
指示例（プロンプト）：
[新サービス名]に関するプレゼンテーション資料の構成案を提案してください。
目的：
- 顧客に新サービスのメリットを理解してもらい、導入を検討してもらう。
ターゲット：
- 新規顧客（中小企業の経営者層）
含めるべき要素：
- サービスの概要、解決できる課題、具体的な機能、導入事例、価格、導入後のサポート、Q&A
出力はスライドのタイトルと、各スライドで話すべき要素を箇条書きで記述してください。
このプロンプトを入力すれば、プレゼンの流れに沿ったスライド構成案と、それぞれのスライドで話すべきポイントが提示されます。あなたはそれに肉付けしていくだけで、質の高いプレゼン資料の土台が短時間で完成します。
⑤ 企画アイデアのたたき台作成
新しい企画を考える際、アイデア出しに苦労することはよくあります。一人で考えてもなかなか良いアイデアが浮かばない時、ChatGPTを「壁打ち相手」として活用することで、多角的な視点や複数の切り口のアイデアを得られます。
例えば、新しいマーケティングキャンペーンの企画を考える場合です。
指示例（プロンプト）：
「若年層向けのエコバッグ普及キャンペーン」について、マーケティングの4P（Product, Price, Place, Promotion）の観点から企画アイデアのたたき台を複数提案してください。
目的：
- 若年層のエコバッグ利用率を向上させる。
- 環境問題への意識を高める。
このように具体的なフレームワーク（例：4P分析、3C分析など）を指定することで、ChatGPTはより体系的で実用的なアイデアを生成してくれます。生成されたアイデアはあくまでたたき台ですが、ここからヒントを得て、あなたの企画をさらに具体化していくことができます。
うまく使うコツ（ビジネス初級者向け）
ChatGPTを業務で最大限に活用するためには、いくつかの「コツ」があります。特にビジネス初級者の皆さんは、以下の点を意識して使ってみましょう。
指示は「曖昧にしない」：条件・目的・出力形式をセットで
ChatGPTは、あなたが与えた指示に忠実に従います。そのため、指示が曖昧だと、期待通りのアウトプットが得られないことがあります。
- 条件を明確に伝える： 誰に向けて、どんな内容で、どんなトーンで書くのか。
- 目的を明確に伝える： 何のためにその文章や情報が必要なのか。
- 出力形式を指定する： 箇条書き、表形式、メール体、スライド骨子など、どのような形式で出力してほしいのか。
例えば、「メールを書いて」とだけ指示するのではなく、「〇〇様宛に、〇〇（製品名）の納期遅延に関する謝罪メールを丁寧語で書いてください。新しい納期は〇月〇日です。」のように、具体的に指示することで、より的確なアウトプットが得られます。
実務に使える形式を意識する
ChatGPTに求めるアウトプットは、実務でそのまま使える形式であることが望ましいです。
- 箇条書き： 議事録の要点やToDoリストなど、情報を簡潔にまとめたい時に有効です。
- 表形式： 複数の情報を比較したり、整理したりする際に便利です。（例：製品の機能比較表、タスク管理表）
- メール体： すでに見たように、ビジネスメールの作成に役立ちます。
- スライド骨子： プレゼン資料の構成を考える際に、スライドタイトルと話すべき内容をセットで出力してもらうと効率的です。
これらの形式をプロンプトで具体的に指定することで、ChatGPTはあなたの求める形式で情報を整理し、提供してくれます。
出力された内容は“修正前提”でOK
ChatGPTが生成した内容は、あくまで「たたき台」です。完璧なものを一発で求めてはいけません。生成された内容をそのまま使うのではなく、必ずあなたの目で確認し、必要に応じて修正や加筆を行うことが重要です。
よくある質問＆注意点（Q&A）
Q1. ChatGPTってセキュリティ大丈夫？
A. 機密情報は入力しない／必要に応じて社内ガイドラインを確認
ChatGPTのような生成AIに、顧客情報や社外秘の企画書など、 機密性の高い情報を入力することは絶対に避けてください。 入力された情報が学習データとして利用される可能性があるため、情報漏洩のリスクがあります。多くの企業では、生成AIの利用に関するガイドラインを設けている場合がありますので、必ず自社のルールを確認するようにしましょう。個人情報や企業秘密に関わる内容は、手動で入力したり、別のツールで処理したりするなどの対策が必要です。
Q2. AIに仕事が奪われるのでは？
A. 逆に、AIを“使える人”ほど、価値が上がる時代に。アウトプット力強化の一環として活用すべき
「AIが仕事を奪う」という話を聞いて、不安に感じる人もいるかもしれません。しかし、AIはあくまでツールであり、あなたの仕事そのものを奪うものではありません。むしろ、AIを使いこなせる人材こそが、これからのビジネスシーンで高い価値を発揮するようになります。
ChatGPTは、あなたの「考える時間」を増やし、「作業時間」を減らすことで、アウトプットの質を向上させる手助けをしてくれます。ルーティンワークをAIに任せ、あなたはより創造的で、人間にしかできない仕事に集中できるようになるのです。AIを恐れるのではなく、積極的に活用し、自身のスキルアップにつなげていきましょう。
まとめ
本記事では、社会人1〜3年目のビジネスパーソン向けに、ChatGPTを活用した業務効率化の具体例を5つご紹介しました。
ChatGPTは、単なるテキスト生成ツールではなく、あなたの 「作業時間の短縮」だけでなく、「アウトプットの質向上」 にもつながる強力なビジネスツールです。
最初は「メール返信のたたき台作成」や「議事録の要点まとめ」など、一つの業務に限定して試してみるのがおすすめです。小さな成功体験を積み重ねることで、ChatGPTを使いこなす感覚を掴めるはずです。
明日から、“入力するだけ”で仕事を加速させましょう。あなたのビジネスライフが、より効率的で充実したものになることを願っています。